Kinh thương là hoạt động xuất hiện từ khi con người bắt đầu có tài sản và hàng hóa. Thuở sơ khai, chưa hề có khái niệm tiền tệ thì các vật phẩm thường được trao đổi ngang giá với nhau và dùng lương thực làm đơn vị đo lường cơ bản được sử dụng nhiều nhất. Sau khi tiền tệ ra đời và phát triển cho đến ngày nay, những thương đoàn không còn nữa mà thay vào đó là những doanh nghiệp. Mức độ phức tạp trong quán trình kinh doanh không còn đơn giản như trước. Những ông chủ luôn đau đầu trong việc quản lý doanh nghiệp của bản thân. Hệ thống ERP xuất hiện là để giải quyết những vấn đề này.

Hệ thống ERP là gì

ERP là từ viết tắt của kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống ERP quản lý tất cả các nguồn lực doanh nghiệp và lưu trữ nó lại thành một cơ sở dữ liệu thống nhất. Từ nhân sự, tài chính, hàng hóa, khách hàng, … Tạo ra một quy trình chuẩn thống nhất giữa những người sử dụng chung dữ liệu. Quyền hạn được truy cập dữ liệu hay bất kỳ động thai nào liên quan đến tài chính để được kiểm soát nghiêm ngặt. Tiền tệ không phải là tài sản duy nhất của doanh nghiệp, vẫn còn tồn tại nhiều thứ như nhân sự, hàng hóa chẳng hạn. Những thứ này đều được gọi chung là nguồn lực doanh nghiệp

Nguồn lực mạnh làm một trong những điều kiện sống còn của doanh nghiệp. Nhưng đó chỉ là điều kiện cần. Rất ít người khởi nghiệp và vươn lên bằng 2 bàn tay trắng. Cũng rất ít người có thể huy động vốn bằng các nhà tài trợ. Những nhà tài trợ chỉ tài trợ khi thấy có tiềm năng và bản thân người khởi nghiệp có thể quản lý được mọi nguồn lực.

Điều kiện đủ để doanh nghiệp trụ vững trước mọi biến số kinh doanh là sử dụng nguồn lực hợp lý. Để quản lý nguồn lực hiệu quả cho việc sử dụng hợp lý là công việc không hề dễ dàng. Xây dựng một hệ thống quản lý nguồn lực này là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp trong quản lý nội bộ. Hệ thống ERP có thể được cấu thành từ những tủ hồ sơ lưu trữ bằng những file giấy tờ cứng. Cũng có thể là một hệ thống phần mềm lưu trữ dữ liệu được truy xuất bất kỳ. Hoặc là sự kết hợp giữa file hồ sơ và các phần mềm lưu trữ. Không phải cứ hệ thống ERP thì nó là một hệ thống phần mềm.

Những lợi ích của việc xây dựng hệ thống ERP

Gia tăng năng suất lao động

Đây là một trong những lợi ích lớn nhất mà doanh nghiệp nhận được khi triển khai quản lý bằng hệ thống ERP. Năng suất lao động sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào với mọi quy mô. Với ERP, nhân viên các phòng ban sử dụng dữ liệu được chia sẻ chính xác và nhanh chóng hơn.

Nguồn dữ liệu chính xác

Các luồng thông tin được tổng hợp và cập nhật chính xác chi tiết. Không còn phải lúng túng trong việc số liệu phòng ban này khác với số liệu của phòng ban kia. Điều này giảm bớt sai sót trong số liệu thống kê của công ty và ít ảnh hưởng đến công việc của kế toán.

Tiếp cận hợp tác dễ dàng hơn và nhân viên mới có thể nhan hòa nhập

Đối với việc triển khai hệ thống ERP, nhân viên mới có thể có cái nhìn tổng quan về công ty hơn và dễ dàng hòa nhập hơn so với việc chỉ suốt ngày biết việc ở phòng ban mình. Đối với đối tác làm ăn, dễ dàng nhìn tổng quan doanh nghiệp đối tác hơn, dễ dàng tin tưởng và hợp tác hơn.

Giảm chi phí hoạt động

Ngoài năng suất lao động thì giảm chi phí hoạt động là lợi ích lớn thứ 2 đối với doanh nghiệp khi triển khai ERP. Hạn chế tối đa những công việc  thừa thãi và tập trung cho công việc chính. Cắt giảm được những chi phí không cần thiết và tập trung nguồn vốn cho những điều quan trọng hơn trong tương lai

Cải thiện quy trình làm việc

Hệ thống ERP hỗ trợ sắp xếp những quy trình làm việc trật tự và chuyên nghiệp hơn. Công việc của mỗi nhân viên trở nên dễ hơn hơn trong mọi tình huồng cần đến dữ liệu. Không còn cảnh phải đối chiếu so sánh số liệu giữa phòng ban này và phòng ban kia. Cân đối tinh chỉnh hợp lý để tìm ra cách giải quyết tốt nhất.

Tính đơn giản trong kế toán

Sự thống nhất về số liệu sẽ phần nào giảm bớt sự phức tạp cho công việc của kế toán. Không còn cảnh phải ngồi cân đối số liệu cho bằng nhau giữa các báo cáo chi phí các phòng ban. Số liệu là duy nhất và chỉnh thể hợp lý. Kế toán chỉ việc thực hiện công việc của bản thân một cách nhanh nhất chứ không cần phải làm những bước trung gian nữa.