ERP là một hệ thống những phương án giúp quản trị doanh nghiệp đạt được hiệu quả và hiệu suất cao hơn. Ở thời điểm hiện tại với nhiều công nghệ kỹ thuật tiên tiến, hệ thống ERP đang tiến tới tự động hóa toàn bộ mọi thứ từ những chuyện nhỏ nhặt nhất. Thay thế cho công sức của người dùng tiêu phí thơi gian vào những công việc chỉ có thể gây nhiễu mà không mang lại bất kỳ lợi ích gì. Việc ứng dụng hệ thống ERP đang trở nên rộng rãi ở các nước đang phát triển và trở thành xu hướng toàn cầu
Quản lý thông tin hiệu suất cao nhờ ứng dụng hệ thống ERP
Báo cáo về hiệu quả, hiệu suất công việc luôn là nhiệm vụ quan trọng của mọi doanh nghiệp. Dựa trên những báo cáo này để phản ánh được tình trạng hoạt động của doanh nghiệp có thực sự hiệu quả hay không và đưa ra những điều chỉnh thích hợp. Bên cạnh đó là sử dụng thông tin của doanh nghiệp để phụ vụ cho hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp một khi phát triển thì khối lượng thông tin, dữ liệu sẽ ngày càng lớn và trở nên khổng lồ hóa. Việc quản lý những thông tin này trở nên khó khăn khi có quá nhiều hoạt động xen kẽ chồng lên nhau. Điều này khiến thông tin của những hoạt động này không được thống nhất và trùng khớp với nhau. Gây khó khăn trong hoạt động và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.
Triển khai ứng dụng ERP tự động hóa thông tin lưu trữ và thống nhất thông tin sẽ nhẹ nhàng giải quyết vấn đề này. Những thông tin trong quá trình hoạt động được cập nhất và thống nhất với nhau giữa những bộ phận. Đảm bảo quá trình sử dụng, xử lý thông tin trở nên đồng nhất và lập những báo cáo về hiệu suất hoạt động không còn là nỗi ám ảnh nữa.
Hệ Thống ERP giúp cải tiến và tinh giản hóa quy trình làm việc
Khi ứng dụng hệ thống ERP vào quản trị doanh nghiệp, tất cả những dữ liệu của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều được lưu trữ và một kho dữ liệu duy nhất. Bất kỳ ai cung đều có thể truy xuất thông tin ở bất kỳ nơi nào chỉ cần người đó được cấp quyền trong hệ thống quản trị ERP. Điều này góp phần tinh giản hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Không cần phải thông qua những văn bản, quyết định hay một đề xuất nào đó để cá nhân có thể xử lý công việc của mình nhanh gọn hơn.
Tinh giản quy trình, giảm thiểu những điều thừa thải làm cho quy trình làm việc càng trở nên hiệu quả hơn. Quy trình làm việc được sắp xếp lại hợp lý và đơn giản hóa nhưng mang lại hiệu suất cao hơn nhiều so với việc sử dụng quy trình thông thường. Mỗi cá nhân không còn phải đau đầu vì phải chuẩn bị một thời gian rất dài mới có thể nhận được những dữ liệu cần thiết để hoàn thành công việc của bản thân nữa.
Đơn giản sự phức tạp của công việc kế toán nhờ lợi ích trực tiếp của hệ thống ERP
Đối với mỗi doanh nghiệp, công việc của kế toán luôn là công việc hao tổn nhiều thời gian nhất. Đơn giản chỉ vì nợ và có của doanh nghiệp chưa cân bằng. Điều này có thể khiến kế toán mất ăn mất ngủ và giám đốc thì không thể bớt lo lắng khi nào mà nơ – có của doanh nghiệp chưa được cân bằng.
Với ERP, các dữ liệu liên quan đến công nợ, hóa đơn, giao dịch đều được tự động hóa trong việc lưu trữ. Mỗi văn bản chỉ có một hình thức duy nhất và việc cân bằng sẽ nhẹ nhàng hơn. Thêm vào đó kế toán không còn cần phải đau đầu vì những báo cáo tài chính, báo cáo thuế …
Hệ thống ERP sỡ hữu nhiều tính năng
Là một hệ thống với mục đích quản trị doanh nghiệp. Hệ thống ERP sở hữu nhiều tính năng để có thể bao quát hết toàn bộ những vấn đề mà doanh nghiệp có thể chạm phải. Từ quản trị dữ liệu, tiền lương, chấm công, khách hàng… Tất tần tật mọi thứ để hỗ trợ cho doanh nghiệp được quản lý chỉn chu và hoạt động hiệu quả đều được gom lại vào hệ thống ERP. Nếu có những chức năng nào chưa có, người phát triển hệ thống này sẽ xây dựng thêm dựa vào những phản hồi từ người dùng.
Một hệ thống cũng như một sản phẩm. Có doanh nghiệp sẽ cảm thấy không đủ tính năng và cấn phát triển thêm. Điều này giúp cho hệ thống được xây dựng ngày càng hoàn thiện hơn để phục vụ nhu cầu cho người dùng. Tuy nhiên, đã có nơi thấy thiếu thì sẽ có chỗ thấy thừa. Những doanh nghiệp nhỏ vừa mới phát triển không lâu thì sẽ không sử dụng quá nhiều tính năng của hệ thống. Điều này lại xuất hiện một vấn đề. Làm sao để xây dựng một hệ thống phù hợp cho mọi trường hợp.
Câu trả lời là hãy tạo ra một hệ thống bao gồm rất nhiều thành phần được tổ hợp với nhau. Các thành phần này có thể thiếu mất nhưng bản chất điều hành cốt lõi sẽ không bị mất đi. Nó sẽ phù hợp với những doanh nghiệp cảm thấy thừa thãi tính năng không sử dụng. Cắt giảm những tính năng này không những không ảnh hưởng đến công việc chung của doanh nghiệp mà còn khiến cho doanh nghiệp tiết kiệm được không ít chi phí.
Bảo mật thông tin
Tất cả hệ thống ERP đều xây dựng tính năng phân quyền truy cập. Nghĩa là đối với những nhân viên khác nhau thì quyền truy cập vào kho dữ liệu cũng khác nhau. Mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập vào những dữ liệu được phép. Những dữ liệu không được cấp quyền truy cập thì không thể nào truy cập được. Điều này làm cho thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp được đảm bảo về bí mật. Không thể tiết lộ trừ khi bạn tin nhầm người mà thôi.
Ứng dụng hệ thống ERP cung cấp góc nhìn tổng thể
Một hệ thống có thể quản lý và hiển thị tất cả những thông tin của doanh nghiệp. TÌnh hình hoạt động cũng như hiệu suất hoạt động của từng bộ phần và toàn doanh nghiệp. Giúp cho chủ doanh nghiệp có một cái nhìn tổng thể về tình trạng chung của doanh nghiệp tốt hơn. Xác định được những vấn đề tồn đọng trong doanh nghiệp nhanh chóng. Hay nhận biết những vấn đề gây nguy hại nếu không xử lý nhanh chóng và kịp thời.