Chuyển đổi số là bước đi tất yếu của các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo hay người thực thi nào cũng hiểu hết về bản chất, lợi ích mà chuyển đổi số đem lại. Những lầm tưởng khi chuyển đổi số tại doanh nghiệp là một trong số nguyên nhân thất bại khiến nhiều doanh nghiệp tốn kém chi phí nhưng không đem lại hiệu quả như mong đợi.

Nhằm tối ưu hiệu quả quản lý, đào tạo nguồn nhân lực, giảm chi phí, thời gian thực hiện công tác tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, hay các thủ tục khác liên quan đến người lao động… nhiều doanh nghiệp (DN) trên địa bàn tỉnh đã thực hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự góp phần nâng cao năng suất lao động, giúp chuẩn hóa và tinh gọn bộ máy, từ đó vận hành hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự chính là quá trình áp dụng số hóa vào hoạt động vận hành, quản lý nhân sự giúp DN nâng cao hiệu quả quản lý và năng suất lao động, tiết kiệm tối đa chi phí, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghệ 4.0. 

Cách bắt đầu với chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Quá trình số hóa trên thực tế có thể gặp phải nhiều trở ngại, vì vậy doanh nghiệp cần khởi động thật kỹ trước khi bắt đầu với 1 số yếu tố sau:

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng
• Tổ chức nhân sự sẵn sàng
• Đừng cố phức tạp hóa mọi thứ
• Ưu tiên các ý tưởng
• Đánh giá hiệu suất
• Văn hóa doanh nghiệp cực kỳ quan trọng
• Chi tiết từng yếu tố.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi quy trình quản trị nhân lực, bạn cần thiết lập mục tiêu rõ ràng và phù hợp với quan điểm kinh doanh. Thông thường, mục tiêu này sẽ giải quyết một vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.

Đó là lý do tại sao trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp cần tập trung vào người dùng cuối. Để nhân viên tự mình trải nghiệm các công nghệ mới là cách hiệu quả để chứng minh phần mềm nhân sự hay một ứng dụng khác có thật sự phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Tổ chức nhân sự sẵn sàng

Khi nói đến số hóa quy trình nhân sự, điều đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. Do đó, tất cả các bên liên quan, từ nhân viên đến các cấp quản lý, ban lãnh đạo cần được tham gia vào quá trình với vai trò phù hợp; đó có thể là người định hướng, người thực thi; người hỗ trợ;… để quá trình diễn ra thuận lợi và thành công.

Đừng phức tạp hóa mọi thứ

Bắt đầu từ những điều đơn giản, ví dụ đặt một câu hỏi như: “những quy trình nhân sự nào nên sử dụng sự thay đổi kỹ thuật số?”

Hỏi ý kiến các nhân viên và thành viên ban quản lý, ban lãnh đạo;… về việc bộ phận nào, quy trình nào nên được tự động hóa; thứ tự thực hiện ưu tiên trước sau,…

Ưu tiên các ý tưởng

Sau quá trình khảo sát lấy ý kiến từ các bộ phận, chắc chắn bạn sẽ thu hoạch được một danh sách dài các ý tưởng. Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tác động của chúng đối với doanh nghiệp; đầu tiên là những tác động đến tình hình kinh doanh và sau đó là về thời gian, chi phí để thực hiện.

Bắt đầu với những ý tưởng đem lại tác động tích cực với thời gian, chi phí thấp. Vì chúng sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc ở những bộ phận quan trọng, cấp thiết nhưng với chi phí thấp nhất.

Đánh giá hiệu suất

Việc thử và triển khai các ứng dụng công nghệ hiện đại là rất tốt; nhưng sẽ không mang lại ý nghĩa kinh doanh nếu bạn không đánh giá kết quả của chúng.Vậy nên, người lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá nghiêm túc những gì mang lại kết quả và những gì không.

Văn hóa doanh nghiệp là quan trọng

Chỉ riêng công nghệ kỹ thuật số là không đủ cho một cuộc chuyển đổi hệ thống quản trị nhân lực. Quá trình chuyển đổi chịu tác động tổng thể từ tất cả các yếu tố có liên quan; điều đó có nghĩa là văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của chuyển đổi số.

Văn hóa doanh nghiệp thống nhất, chặt chẽ từ trên xuống dưới sẽ giúp rút ngắn thời gian cũng như giảm chi phí việc chuyển đổi số.

6 giai đoạn chuyển đổi số hệ thống quản trị nhân lực

Brian Solis là một nhà phân tích số, nhà nhân chủng học và theo chủ nghĩa vị lai. Ông được công nhận trên toàn thế giới như một trong những nhà lãnh đạo tư tưởng nổi bật nhất trong chuyển đổi số và đổi mới kỹ thuật số. Chính ông là người xác định 6 giai đoạn chuyển đổi số bao gồm:

• Kinh doanh truyền thống: các nhà lãnh đạo từ chối thay đổi. Số liệu bị bỏ qua, hoạt động phân tích chỉ phục vụ việc làm báo cáo. Công nghệ mới và những giải pháp công nghệ hiếm khi xuất hiện trong quy trình xử lý và quản trị dữ liệu.
• Hiện tại và hoạt động: nhiều thử nghiệm đã được tiến hành nhằm thúc đẩy sự tìm tòi và sáng tạo để cải thiện quy trình.
• Chính thức hóa: dữ liệu bắt đầu ảnh hưởng đến các quyết định của lãnh đạo.
• Chiến lược: các cá nhân nhận ra sức mạnh của sự hợp tác. Những nỗ lực và hiểu biết chung của họ là cơ sở để thiết lập các chiến lược mới.
• Hội tụ: nhóm phụ trách chuyển đổi số chuyên trách được hình thành để thực hiện chiến lược và hoạt động dựa trên các mục tiêu kinh doanh. Cơ sở hạ tầng cũng được tạo nên và hỗ trợ chuyển đổi số một cách tổng thể.
• Đổi mới và thích ứng: chuyển đổi số là hình thức kinh doanh và vận hành cần thiết. Môi trường mới sẽ được thiết lập theo xu hướng công nghệ hiện đại.

Vào thời điểm chúng ta đến giai đoạn cuối cùng, tư duy của tổ chức hay của những người trong đó đã thay đổi hoàn toàn. Nó đã trở thành một tư duy số hóa.

>>> Bài viết bạn quan tâm: 05 Bước quan trọng giúp Doanh nghiệp chuyển đổi số

Quy trình chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực 

Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được khi áp dụng chuyển đổi số trong QTNNL

Khi xác định mục tiêu của chuyển đổi số, hãy xem xét việc đặt các câu hỏi sau để tạo ra giá trị từ chuyển đổi HR: Liệu điều này có khiến mọi việc đơn giản hơn cho các thành viên liên quan hay không hoặc họ có bị ảnh hưởng bởi quá trình này hay không?

Mục tiêu của chuyển đổi số là có lợi cho người dùng cuối. Điều đó có nghĩa là nếu HR muốn thực hiện một hệ thống quản lý hiệu suất tự động nhằm thu thập dữ liệu để quyết định đánh giá lương, người quản lý và nhân viên cũng nên được cấp quyền truy cập vào nền tảng này để xem và cập nhật.

Các mục tiêu này có thể đo lường được không? Mục tiêu nên được định hướng theo kết quả chứ không phải định hướng theo đầu ra.

Ví dụ: Mục tiêu định hướng đầu ra là sử dụng công cụ nền tảng AI để tăng số lượng ứng viên được sàng lọc mỗi tháng trong một chu kỳ tuyển dụng. Đối với định hướng đầu ra này, bạn có thể đặt mục tiêu kết quả số lượng là bao nhiêu và đảm bảo rằng số lượng này có thể đạt được.

Kết quả mong đợi là gì? Là việc sàng lọc cung cấp một cơ sở dữ liệu về các ứng cử viên chất lượng có tiềm năng vào vòng phỏng vấn tiếp theo.

Làm thế nào để đo lường điều này? Mỗi ứng viên được đánh giá theo một số điểm nhất định, và kết quả có thể được đo lường bằng số lượng ứng cử viên đảm bảo một số điểm nhất định được sàng lọc.

Điều này có tác động tài chính tích cực gì đến doanh nghiệp?

Mục tiêu của việc chuyển đổi này phải gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Thành công của một dự án chuyển đổi số phải được đo lường bằng giá trị kinh doanh mà nó tạo ra. Ví dụ, mục tiêu có thể là giảm chi phí cho mỗi lần thuê nhân sự hoặc chi phí cho mỗi lần thay thế nhân sự và từ đó giảm chi phí kinh doanh tổng thể. Ngoài ra, mục tiêu có thể là cải thiện doanh thu bằng cách tuyển dụng ứng viên phù hợp bằng việc sử dụng quy trình sàng lọc ứng viên dựa trên nền tảng AI.

Nguồn lực thực hiện chuyển đổi 

Những quản lý trực tiếp và những nhân sự có chuyên môn về HR là người chịu trách nhiệm cho việc chuyển đổi này. Họ là những nhà quản lý trực tiếp làm việc với nhân viên trực tiếp và mọi thay đổi đối với các hoạt động nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các nhà quản lý này và các đội nhóm của họ.

Tuyển dụng thêm nhân sự cho công cuộc chuyển đổi số nếu cần thiết

Đương nhiên việc đầu tư vào các công cụ công nghệ cao nhằm phục vụ chuyển đổi số là cần thiết. Nhưng ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải thuê thêm nhân sự để vận hàng các công cụ này. 

Ví dụ: Nếu một trong các quy trình có sử dụng AI để nghiên cứu rõ hơn về sự tham gia và hiệu suất trong tổ chức, doanh nghiệp có thể cần thuê một chuyên gia khoa học dữ liệu để hiểu dữ liệu và đơn giản hóa các dữ liệu này nhằm cải thiện chiến lược kinh doanh.

Xác định khung thời gian cho quá trình chuyển đổi

Mỗi quy trình phải được cung cấp một lượng thời gian nhất định để chứng minh giá trị của nó đối với tổ chức. Chẳng hạn, một công cụ sàng lọc ứng viên mới phải cần ít nhất 3 tháng để biết liệu nó có khả năng cung cấp một cơ sở dữ liệu ứng viên chất lượng hay không.

Xác định các quy trình cần được loại bỏ khi có sự can thiệp của nền tảng kỹ thuật số

Ví dụ, trong chu trình tuyển dụng, quá trình thông qua các trang tìm việc và LinkedIn để tìm ứng viên có thể được loại bỏ hoàn toàn với việc áp dụng các phần mềm tuyển dụng/sàng lọc. Khi xác định được các quy trình cần thay thế, nó cũng có thể yêu cầu tổ chức lại việc quản lý và cởi mở hơn và giảm cấu trúc phân cấp đi. Ví dụ, ngay cả thực tập sinh cũng có thể cung cấp các đề xuất đầu vào cho chiến lược cấp thấp của công ty.

Xây dựng đề xuất với lãnh đạo cấp cao để đầu tư vào các tài nguyên cần thiết

Xây dựng đề xuất với lãnh đạo cấp cao luôn là một thách thức. Mặc dù các doanh nghiệp luôn sẵn sàng chi tiêu cho chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng họ lại thường thấy rủi ro khi giao phó toàn bộ quá trình này cho một bộ phận để thực hiện. Tuy nhiên, bằng cách trả lời năm câu hỏi đầu tiên, bạn có thể xây dựng một đề xuất kinh doanh dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng, đưa ra cho các nhà lãnh đạo những lý do để họ đầu tư vào phần mềm bạn cần.
Để hiểu công nghệ nào sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét sự khác biệt giữa hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật số.

Gordon Laverock, đối tác quản lý về Presence of IT – một công ty tư vấn toàn cầu thuộc ngành nhân sự chia sẻ: “Nếu không hiểu sự khác biệt giữa hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật số thì một quy trình tự động hóa sẽ chẳng tạo ra được giá trị gì. Hỗ trợ công nghệ là việc sử dụng ứng dụng công nghệ để tạo ra kết quả, trong khi hỗ trợ kỹ thuật số lại thiên về việc lựa chọn công nghệ phù hợp để nâng cao và phát triển lực lượng lao động một cách bền vững.”

Chuẩn bị đội nhóm của bạn trước những sự thay đổi

Một sự thay đổi trong quy trình nhân sự có nghĩa là tất cả các bên liên quan cần phải được chuẩn bị cho sự thay đổi này. Vì vậy sẽ dễ dàng hơn khi ta thực hiện một dự án thí điểm trước rồi thu thập thông tin phản hồi học hỏi các kinh nghiệm thay vì áp dụng cho toàn công ty để tránh rủi ro và thất bại trên diện rộng.

Tạo ra văn hóa số hóa

Bản chất của chuyển đổi số trong QTNNL nằm ở việc tạo ra văn hóa số hóa. Điều này liên quan đến việc không chỉ học cách sử dụng các giải pháp tự động mà còn học cách sử dụng chúng để chúng tăng cường khả năng của con người.

Andrew Wilson, CIO tại Accdvisor, đã chia sẻ về quá trình chuyển đổi kỹ thuật số được thực hiện tại tổ chức của mình: Để đảm bảo chuyển đổi kỹ thuật số suôn sẻ, các tổ chức phải đặt nhân viên lên hàng đầu, thay vì công nghệ. Điều này cho phép nhân viên thích nghi với công nghệ mới khiến việc áp dụng công nghệ này được mượt mà hơn.

>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán làm cho nhiểu công ty 

Nguồn: tapchitaichinh