Quản trị nhân sự là một trong bốn thành phần chủ chốt của hạ tầng doanh nghiệp và là thành phần chịu ảnh hưởng nhiều nhất từ cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để ứng phó với sự thay đổi này? Trên cơ sở nghiên cứu những thay đổi trong phương thức quản trị nhân sự trong bối cảnh hiện nay, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm giúp các doanh nghiệp thích ứng và kịp thời thay đổi phương thức quản trị nhân sự trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0.

Xu hướng mới về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) với sự đột phá của internet và trí tuệ nhân tạo làm thay đổi nền sản xuất, tác động mạnh mẽ tới doanh nghiệp (DN). Bên cạnh những cơ hội to lớn, cuộc cách mạng này đã tạo ra rất nhiều thách thức, tác động đến hoạt động của cộng đồng DN nói chung và hoạt động quản trị nhân sự nói riêng.

Hạ tầng DN bao gồm 4 yếu tố quan trọng: Con người, quy trình, cơ cấu tổ chức và công nghệ. Khi một yếu tố nào đó thay đổi sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố còn lại, khi đó DN cần phải xác lập lại trạng thái cân bằng. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và CMCN 4.0, quản trị nhân sự cần phải chuyển mình, thay đổi từ cách tiếp cận, quy trình, phương pháp và công cụ thực hiện. Khi công nghệ thay đổi, mô hình kinh doanh và quy trình kinh doanh của DN cũng thay đổi. Thực tế cho thấy, trong thị trường vận chuyển hành khách, sự cạnh tranh khốc liệt đã diễn ra giữa các công ty taxi truyền thống và taxi công nghệ (Grab, Bee, Go Viet…). Công nghệ tạo ra kết nối thông tin trực tiếp với khách hàng vào quá trình cung cấp dịch vụ, khách hàng tự phục vụ nhiều hơn bằng việc sử dụng các ứng dụng đặt xe, khách hàng chủ động cao hơn, kiểm soát được chất lượng dịch vụ đối với mình mà lại cảm thấy hài lòng hơn vì tiết kiệm thời gian, chi phí cạnh tranh, biết rõ được tuyến đường mình đi, biết được thông tin của lái xe, cơ chế phản hồi thông tin…

Như vậy, công nghệ làm thay đổi mô hình kinh doanh, từ đó thay đổi cơ cấu lao động trong DN, số lượng nhân sự giảm đi, thay thế vào đó là công nghệ áp dụng nhiều hơn trong các khâu, các hoạt động, giảm bớt thời gian xử lý và truyền đạt thông tin, báo cáo trong DN… Tuy nhiên, dù số lượng lao động giảm nhưng chất lượng nhân sự đòi hỏi tăng hơn, để đáp ứng yêu cầu làm chủ các công nghệ nhằm tạo hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh. Thực tế này đòi hỏi DN phải thay đổi, áp dụng những phương thức quản lý mới để tận dụng tốt cơ hội, cũng như giải quyết tốt những thách thức mới đặt ra. Theo nghiên cứu của Deloitte, ảnh hưởng của CMCN 4.0 và sự xuất hiện của thế hệ Z trong lực lượng lao động đã tạo nên những xu hướng mới trong quản trị nhân sự. Ở đó, nhà quản lý 4.0 phải biết cách xây dựng đội nhóm, thúc đẩy sự sáng tạo, chấp nhận rủi ro và không ngừng cải tiến. Để đáp ứng yêu cầu đặt ra, các nhà quản lý cần phải thay đổi để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh; đội ngũ chuyên môn cũng cần có khả năng thích ứng nhanh chóng hệ thống kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc. Một nhà quản lý 4.0 cần biết cách xây dựng đội nhóm, kết nối các thành viên trong tổ chức, thúc đẩy sự sáng tạo, chấp nhận rủi ro và không ngừng cải tiến.

Tóm lại, xu hướng quản trị nhân sự đã có nhiều thay đổi để có thể đáp ứng yêu cầu của xã hội và nền kinh tế hiện đại. Trong đó, bước tiến nổi bật chính là sự kết hợp giữa nhân sự và công nghệ hiện đại, gọi chung là HR Tech. Sự kết hợp này góp phần tạo ra một kỷ nguyên mới cho ngành Quản trị nhân sự dưới sự ảnh hưởng của nền CMCN 4.0, cụ thể:

Mô hình và quy trình kinh doanh thay đổi: Công nghệ giúp cho cơ cấu tổ chức trở nên tinh gọn bằng cách kết nối trực tiếp khách hàng vào quá trình kinh doanh sản xuất (ví dụ như xe taxi công nghệ). Bên cạnh đó, tự động hóa triển khai ngày càng nhiều trong quy trình kinh doanh cũng thay đổi tương tác và quy trình trong DN. Chính vì vậy, nhân lực cần chủ động hơn trong triển khai công tác chuyên môn của mình, thay vì chờ đợi đáp ứng với các thách thức bên ngoài.

Cơ cấu tổ chức mở – kinh tế chia sẻ: Các thay đổi về công nghệ đã thúc đẩy phát triển mô hình DN mở và chia sẻ. Mối quan hệ giữa DN và người lao động sẽ thay đổi, từ ràng buộc về pháp lý chuyển sang ràng buộc trên cam kết thực hiện công việc và nguyên tắc chia sẻ công việc, chia sẻ lợi nhuận. Công nghệ cho phép đo lường, tính toán và xác định cụ thể những đóng góp giữa DN và người lao động theo thời gian thực.

Tập trung vào các nhóm việc chuyên môn có giá trị gia tăng cao: Các công việc mang tính chất hành chính sự vụ trong quản lý nhân sự sẽ được thay thế bằng công nghệ, cụ thể là phần mềm quản lý nhân sự, tích hợp tính lương. Nhà quản trị nhân sự khi đó dành phần lớn thời gian giúp cho các nhân viên làm thế nào để tối ưu hóa hiệu suất bản thân.

Dữ liệu lớn và lượng hóa công tác nhân sự: Dữ liệu lớn cùng với hệ thống máy tính giúp cho ước mơ trong quản lý nhân sự thành hiện thực. Từ trước tới nay, những vấn đề trong nhân sự rất khó lượng hóa thông qua dữ liệu như gắn kết nhân viên, khả năng phát triển, mức độ hài lòng trong công việc. Thông qua dữ liệu lớn, DN có thể sử dụng để phân tích và đưa ra những phán đoán và dự báo về từng nhân viên.

Trí thông minh nhân tạo: Trí thông minh nhân tạo và dữ liệu lớn là "cặp đôi hoàn hảo" lam thay đổi hoàn toàn bức tranh về nghề nhân sự. Trí thông minh nhân tạo áp dụng chung với dữ liệu lớn sẽ thay thế công tác nhân sự như tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên. Trí thông minh nhân tạo sẽ giúp nhà quản trị nhân sự các phần việc nặng nhọc nhất và để lại quyền quyết định và phương án xử lý cho nhà quản trị nhân sự. Quản trị nhân sự sẽ quyết định phương án nào và thực thi như thế nào với từng nhân viên trong danh sách này.

Quản trị lao động 4.0: Công dân kết nối là thuật ngữ mô tả công dân của thế kỷ XXI. Khi kết nối, nhân lực sẽ đối diện nhiều bất ổn và những thông tin xấu trong cuộc sống. Công tác quản trị nhân lực trong thế kỷ sẽ hướng nhiều tới việc giúp cho nhân lực trong DN: Quản trị năng lượng tinh thần; Quản trị nghề nghiệp giúp cho các nhân viên chuẩn bị thay đổi với các thách thức nghề nghiệp trong tương lai. Các chuyên viên nhân sự không những phải có trách nhiệm với nguồn nhân lực trong công việc, mà còn phải có trách nhiệm giúp họ trong cuộc sống công nghệ hàng ngày.

Đào tạo và phát triển những năng lực làm việc mới: Công nghệ 4.0 thay đổi cách thức cá nhân làm việc và tương tác, do vậy nhà quản trị nhân sự cần tập trung và phát triển các chương trình đào tạo các năng lực làm việc mới này cho nhân lực trong DN. Nhóm năng lực mới bao gồm 2 nhóm nhỏ: 

• Các năng lực mới trong 4.0 và một nhóm bao gồm các năng lực cũ nhưng có tầm quan trọng gia tăng trong thời gian tới. Nhóm năng lực mới bao gồm: quản trị thông tin, quản trị quan hệ, quản trị cộng đồng, sử dụng công nghệ hỗ trợ, tiếp cận hệ sinh thái và tư duy kinh tế chia sẻ.
• Các năng lực mới có tầm quan trọng gia tăng, đó là đổi mới sáng tạo, phối hợp làm việc, quản trị bản thân, lập kế hoạch, tư duy khách hàng…

Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp 

Việt Nam được coi là nước có ưu thế về lực lượng lao động trẻ, dồi dào. Điều này sẽ không còn là thế mạnh trong bối cảnh CMCN 4.0 vì robot sẽ thay thế những công việc thủ công. Trong tương lai, người dân sẽ mất việc làm, bởi công nghệ robot có thể tác động tới hết những ngành như dệt may, dịch vụ, giải trí cho đến y tế, giao thông, giáo dục… Để chuyển mình mạnh mẽ trong thời đại CMCN 4.0, các DN Việt Nam cần phải quan tâm nhiều đến phát triển công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Đặc biệt, để tồn tại và phát triển bền vững, bên cạnh các vấn đề về thương hiệu, vốn, sản phẩm, thị trường, công nghệ, các DN cần bắt kịp với xu thế, thay đổi phương thức quản trị nhân sự. Việc thay đổi của công nghệ trong DN vẫn không thể thay thế hoàn toàn con người, song đòi hỏi, con người cần có chất lượng cao hơn. Cụ thể là cần quan tâm một số vấn đề cụ thể sau:

Thứ nhất, cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực hiện hữu của DN, trước hết là đội ngũ cán bộ, chuyên viên chủ chốt thông qua các hoạt động huấn luyện, cập nhật kiến thức, trang bị kỹ năng (trước hết, cần chú trọng 3 kỹ năng: Thành thạo năng lực chuyên môn, nghiệp vụ; biết ngoại ngữ, trước hết là tiếng Anh…; thành thạo công nghệ thông tin, máy tính), để nâng cao năng suất lao động, chất lượng lao động, đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh trong tình hình mới. Đồng thời, cần coi trọng công tác tuyển dụng, đặc biệt là có chiến lược "săn đầu người" để bổ sung nguồn nhân lực cho DN. Chiến lược phát triển nguồn nhân lực phải là một bộ phận trong chiến lược phát triển dài hạn của DN.

Thứ hai, coi trọng công tác "tái cấu trúc DN" theo tinh thần khởi nghiệp, tái khởi nghiệp đổi mới, sáng tạo; liên tục rà soát, cập nhật để kịp thời điều chỉnh, đổi mới mô hình quản trị DN, đổi mới phương thức quản trị nhân sự phù hợp với quy mô phát triển của DN trong từng thời kỳ; xây dựng bộ máy hoạt động tinh gọn, hiệu quả và bố trí lực lượng lao động đúng việc, đúng người để đảm bảo năng suất lao động cao nhất.

Thứ ba, gắn hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN với thực hiện chế độ đãi ngộ lương, thưởng, phúc lợi cho người lao động trong DN, đặc biệt là cần coi trọng xây dựng chính sách tiền lương, thực hiện đầy đủ chính sách bảo hiểm xã hội, để nâng cao trách nhiệm, tự giác, sáng tạo, góp phần tăng năng suất lao động.

Thứ tư, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ mới trong cuộc CMCN 4.0 vào công tác quản trị DN, quản trị nhân sự, để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, coi trọng việc hợp tác với các nhà đầu tư và DN nước ngoài để tăng thêm nguồn lực tài chính, nâng cao năng lực quản trị DN.

Thứ năm, DN phải có bộ phận phụ trách chuyên sâu về nguồn nhân lực. Người làm công tác nhân sự phải là người có văn hóa, có tâm, có năng lực xây dựng, phát triển nguồn nhân lực và luôn quan tâm, thấu hiểu bản thân người lao động và gia đình người lao động trong DN. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản trị nhân sự cho doanh nghiệp hiện nay

Nguồn: tapchitaichinh.vn
 

Chuyển đổi số là bước đi tất yếu của các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo hay người thực thi nào cũng hiểu hết về bản chất, lợi ích mà chuyển đổi số đem lại. Những lầm tưởng khi chuyển đổi số tại doanh nghiệp là một trong số nguyên nhân thất bại khiến nhiều doanh nghiệp tốn kém chi phí nhưng không đem lại hiệu quả như mong đợi.

Nhằm tối ưu hiệu quả quản lý, đào tạo nguồn nhân lực, giảm chi phí, thời gian thực hiện công tác tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, hay các thủ tục khác liên quan đến người lao động… nhiều doanh nghiệp (DN) trên địa bàn tỉnh đã thực hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự góp phần nâng cao năng suất lao động, giúp chuẩn hóa và tinh gọn bộ máy, từ đó vận hành hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự chính là quá trình áp dụng số hóa vào hoạt động vận hành, quản lý nhân sự giúp DN nâng cao hiệu quả quản lý và năng suất lao động, tiết kiệm tối đa chi phí, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghệ 4.0. 

Cách bắt đầu với chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Quá trình số hóa trên thực tế có thể gặp phải nhiều trở ngại, vì vậy doanh nghiệp cần khởi động thật kỹ trước khi bắt đầu với 1 số yếu tố sau:

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng
• Tổ chức nhân sự sẵn sàng
• Đừng cố phức tạp hóa mọi thứ
• Ưu tiên các ý tưởng
• Đánh giá hiệu suất
• Văn hóa doanh nghiệp cực kỳ quan trọng
• Chi tiết từng yếu tố.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi quy trình quản trị nhân lực, bạn cần thiết lập mục tiêu rõ ràng và phù hợp với quan điểm kinh doanh. Thông thường, mục tiêu này sẽ giải quyết một vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.

Đó là lý do tại sao trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp cần tập trung vào người dùng cuối. Để nhân viên tự mình trải nghiệm các công nghệ mới là cách hiệu quả để chứng minh phần mềm nhân sự hay một ứng dụng khác có thật sự phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Tổ chức nhân sự sẵn sàng

Khi nói đến số hóa quy trình nhân sự, điều đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. Do đó, tất cả các bên liên quan, từ nhân viên đến các cấp quản lý, ban lãnh đạo cần được tham gia vào quá trình với vai trò phù hợp; đó có thể là người định hướng, người thực thi; người hỗ trợ;… để quá trình diễn ra thuận lợi và thành công.

Đừng phức tạp hóa mọi thứ

Bắt đầu từ những điều đơn giản, ví dụ đặt một câu hỏi như: “những quy trình nhân sự nào nên sử dụng sự thay đổi kỹ thuật số?”

Hỏi ý kiến các nhân viên và thành viên ban quản lý, ban lãnh đạo;… về việc bộ phận nào, quy trình nào nên được tự động hóa; thứ tự thực hiện ưu tiên trước sau,…

Ưu tiên các ý tưởng

Sau quá trình khảo sát lấy ý kiến từ các bộ phận, chắc chắn bạn sẽ thu hoạch được một danh sách dài các ý tưởng. Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tác động của chúng đối với doanh nghiệp; đầu tiên là những tác động đến tình hình kinh doanh và sau đó là về thời gian, chi phí để thực hiện.

Bắt đầu với những ý tưởng đem lại tác động tích cực với thời gian, chi phí thấp. Vì chúng sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc ở những bộ phận quan trọng, cấp thiết nhưng với chi phí thấp nhất.

Đánh giá hiệu suất

Việc thử và triển khai các ứng dụng công nghệ hiện đại là rất tốt; nhưng sẽ không mang lại ý nghĩa kinh doanh nếu bạn không đánh giá kết quả của chúng.Vậy nên, người lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá nghiêm túc những gì mang lại kết quả và những gì không.

Văn hóa doanh nghiệp là quan trọng

Chỉ riêng công nghệ kỹ thuật số là không đủ cho một cuộc chuyển đổi hệ thống quản trị nhân lực. Quá trình chuyển đổi chịu tác động tổng thể từ tất cả các yếu tố có liên quan; điều đó có nghĩa là văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của chuyển đổi số.

Văn hóa doanh nghiệp thống nhất, chặt chẽ từ trên xuống dưới sẽ giúp rút ngắn thời gian cũng như giảm chi phí việc chuyển đổi số.

6 giai đoạn chuyển đổi số hệ thống quản trị nhân lực

Brian Solis là một nhà phân tích số, nhà nhân chủng học và theo chủ nghĩa vị lai. Ông được công nhận trên toàn thế giới như một trong những nhà lãnh đạo tư tưởng nổi bật nhất trong chuyển đổi số và đổi mới kỹ thuật số. Chính ông là người xác định 6 giai đoạn chuyển đổi số bao gồm:

• Kinh doanh truyền thống: các nhà lãnh đạo từ chối thay đổi. Số liệu bị bỏ qua, hoạt động phân tích chỉ phục vụ việc làm báo cáo. Công nghệ mới và những giải pháp công nghệ hiếm khi xuất hiện trong quy trình xử lý và quản trị dữ liệu.
• Hiện tại và hoạt động: nhiều thử nghiệm đã được tiến hành nhằm thúc đẩy sự tìm tòi và sáng tạo để cải thiện quy trình.
• Chính thức hóa: dữ liệu bắt đầu ảnh hưởng đến các quyết định của lãnh đạo.
• Chiến lược: các cá nhân nhận ra sức mạnh của sự hợp tác. Những nỗ lực và hiểu biết chung của họ là cơ sở để thiết lập các chiến lược mới.
• Hội tụ: nhóm phụ trách chuyển đổi số chuyên trách được hình thành để thực hiện chiến lược và hoạt động dựa trên các mục tiêu kinh doanh. Cơ sở hạ tầng cũng được tạo nên và hỗ trợ chuyển đổi số một cách tổng thể.
• Đổi mới và thích ứng: chuyển đổi số là hình thức kinh doanh và vận hành cần thiết. Môi trường mới sẽ được thiết lập theo xu hướng công nghệ hiện đại.

Vào thời điểm chúng ta đến giai đoạn cuối cùng, tư duy của tổ chức hay của những người trong đó đã thay đổi hoàn toàn. Nó đã trở thành một tư duy số hóa.

>>> Bài viết bạn quan tâm: 05 Bước quan trọng giúp Doanh nghiệp chuyển đổi số

Quy trình chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực 

Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được khi áp dụng chuyển đổi số trong QTNNL

Khi xác định mục tiêu của chuyển đổi số, hãy xem xét việc đặt các câu hỏi sau để tạo ra giá trị từ chuyển đổi HR: Liệu điều này có khiến mọi việc đơn giản hơn cho các thành viên liên quan hay không hoặc họ có bị ảnh hưởng bởi quá trình này hay không?

Mục tiêu của chuyển đổi số là có lợi cho người dùng cuối. Điều đó có nghĩa là nếu HR muốn thực hiện một hệ thống quản lý hiệu suất tự động nhằm thu thập dữ liệu để quyết định đánh giá lương, người quản lý và nhân viên cũng nên được cấp quyền truy cập vào nền tảng này để xem và cập nhật.

Các mục tiêu này có thể đo lường được không? Mục tiêu nên được định hướng theo kết quả chứ không phải định hướng theo đầu ra.

Ví dụ: Mục tiêu định hướng đầu ra là sử dụng công cụ nền tảng AI để tăng số lượng ứng viên được sàng lọc mỗi tháng trong một chu kỳ tuyển dụng. Đối với định hướng đầu ra này, bạn có thể đặt mục tiêu kết quả số lượng là bao nhiêu và đảm bảo rằng số lượng này có thể đạt được.

Kết quả mong đợi là gì? Là việc sàng lọc cung cấp một cơ sở dữ liệu về các ứng cử viên chất lượng có tiềm năng vào vòng phỏng vấn tiếp theo.

Làm thế nào để đo lường điều này? Mỗi ứng viên được đánh giá theo một số điểm nhất định, và kết quả có thể được đo lường bằng số lượng ứng cử viên đảm bảo một số điểm nhất định được sàng lọc.

Điều này có tác động tài chính tích cực gì đến doanh nghiệp?

Mục tiêu của việc chuyển đổi này phải gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Thành công của một dự án chuyển đổi số phải được đo lường bằng giá trị kinh doanh mà nó tạo ra. Ví dụ, mục tiêu có thể là giảm chi phí cho mỗi lần thuê nhân sự hoặc chi phí cho mỗi lần thay thế nhân sự và từ đó giảm chi phí kinh doanh tổng thể. Ngoài ra, mục tiêu có thể là cải thiện doanh thu bằng cách tuyển dụng ứng viên phù hợp bằng việc sử dụng quy trình sàng lọc ứng viên dựa trên nền tảng AI.

Nguồn lực thực hiện chuyển đổi 

Những quản lý trực tiếp và những nhân sự có chuyên môn về HR là người chịu trách nhiệm cho việc chuyển đổi này. Họ là những nhà quản lý trực tiếp làm việc với nhân viên trực tiếp và mọi thay đổi đối với các hoạt động nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các nhà quản lý này và các đội nhóm của họ.

Tuyển dụng thêm nhân sự cho công cuộc chuyển đổi số nếu cần thiết

Đương nhiên việc đầu tư vào các công cụ công nghệ cao nhằm phục vụ chuyển đổi số là cần thiết. Nhưng ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải thuê thêm nhân sự để vận hàng các công cụ này. 

Ví dụ: Nếu một trong các quy trình có sử dụng AI để nghiên cứu rõ hơn về sự tham gia và hiệu suất trong tổ chức, doanh nghiệp có thể cần thuê một chuyên gia khoa học dữ liệu để hiểu dữ liệu và đơn giản hóa các dữ liệu này nhằm cải thiện chiến lược kinh doanh.

Xác định khung thời gian cho quá trình chuyển đổi

Mỗi quy trình phải được cung cấp một lượng thời gian nhất định để chứng minh giá trị của nó đối với tổ chức. Chẳng hạn, một công cụ sàng lọc ứng viên mới phải cần ít nhất 3 tháng để biết liệu nó có khả năng cung cấp một cơ sở dữ liệu ứng viên chất lượng hay không.

Xác định các quy trình cần được loại bỏ khi có sự can thiệp của nền tảng kỹ thuật số

Ví dụ, trong chu trình tuyển dụng, quá trình thông qua các trang tìm việc và LinkedIn để tìm ứng viên có thể được loại bỏ hoàn toàn với việc áp dụng các phần mềm tuyển dụng/sàng lọc. Khi xác định được các quy trình cần thay thế, nó cũng có thể yêu cầu tổ chức lại việc quản lý và cởi mở hơn và giảm cấu trúc phân cấp đi. Ví dụ, ngay cả thực tập sinh cũng có thể cung cấp các đề xuất đầu vào cho chiến lược cấp thấp của công ty.

Xây dựng đề xuất với lãnh đạo cấp cao để đầu tư vào các tài nguyên cần thiết

Xây dựng đề xuất với lãnh đạo cấp cao luôn là một thách thức. Mặc dù các doanh nghiệp luôn sẵn sàng chi tiêu cho chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng họ lại thường thấy rủi ro khi giao phó toàn bộ quá trình này cho một bộ phận để thực hiện. Tuy nhiên, bằng cách trả lời năm câu hỏi đầu tiên, bạn có thể xây dựng một đề xuất kinh doanh dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng, đưa ra cho các nhà lãnh đạo những lý do để họ đầu tư vào phần mềm bạn cần.
Để hiểu công nghệ nào sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét sự khác biệt giữa hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật số.

Gordon Laverock, đối tác quản lý về Presence of IT – một công ty tư vấn toàn cầu thuộc ngành nhân sự chia sẻ: “Nếu không hiểu sự khác biệt giữa hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật số thì một quy trình tự động hóa sẽ chẳng tạo ra được giá trị gì. Hỗ trợ công nghệ là việc sử dụng ứng dụng công nghệ để tạo ra kết quả, trong khi hỗ trợ kỹ thuật số lại thiên về việc lựa chọn công nghệ phù hợp để nâng cao và phát triển lực lượng lao động một cách bền vững.”

Chuẩn bị đội nhóm của bạn trước những sự thay đổi

Một sự thay đổi trong quy trình nhân sự có nghĩa là tất cả các bên liên quan cần phải được chuẩn bị cho sự thay đổi này. Vì vậy sẽ dễ dàng hơn khi ta thực hiện một dự án thí điểm trước rồi thu thập thông tin phản hồi học hỏi các kinh nghiệm thay vì áp dụng cho toàn công ty để tránh rủi ro và thất bại trên diện rộng.

Tạo ra văn hóa số hóa

Bản chất của chuyển đổi số trong QTNNL nằm ở việc tạo ra văn hóa số hóa. Điều này liên quan đến việc không chỉ học cách sử dụng các giải pháp tự động mà còn học cách sử dụng chúng để chúng tăng cường khả năng của con người.

Andrew Wilson, CIO tại Accdvisor, đã chia sẻ về quá trình chuyển đổi kỹ thuật số được thực hiện tại tổ chức của mình: Để đảm bảo chuyển đổi kỹ thuật số suôn sẻ, các tổ chức phải đặt nhân viên lên hàng đầu, thay vì công nghệ. Điều này cho phép nhân viên thích nghi với công nghệ mới khiến việc áp dụng công nghệ này được mượt mà hơn.

>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán làm cho nhiểu công ty 

Nguồn: tapchitaichinh
 

Việt Nam là một nước châu Á và văn hóa có nhiều đặc trưng khác biệt so với các nước châu Âu. Khác với các nước châu Âu hay Mỹ. Xem trọng ngày giáng sinh và có kỳ nghỉ lễ dài từ giáng sinh đến hết tết dương lịch. Sau đó thì sẽ trở lại làm việc ngay lập tức. Người Việt chúng ta lại có những ngày tết Nguyên Đán với rất nhiều tập tục truyền đời. Càng đến tết, áp lực càng gia tăng khi vừa phải lo lắng cho kết quả làm việc cuối năm dương lịch. Vừa phải chuẩn bị cho việc đón tết nguyên đán sung túc. Việc stress là không thể nào tránh khỏi của mọi nhân viên hay bất kì cá nhân nào. Kể cả sếp.

Đừng để dịp cuối năm trở thành stresss ăn mòn bạn và cả nhân viên của bạn

Stress là điều tất yếu khi một cá nhân suy nghĩ quá nhiều hoặc lo lắng quá nhiều về một điều gì đó. Những người bị stress cảm thấy bị căng thẳng, bức rứt và khó chịu trong tâm lý. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc cũng như sức khỏe của người bị ảnh hưởng.

Khi cuối năm đến, sếp thì phải lo lắng về báo cáo kinh doanh đến sếp cao hơn. Sếp cao hơn lại phải lo lắng báo cáo tài chính cho cơ quan chính quyền. Các sếp còn đều phải chịu áp lực thì số phận nhân viên sẽ trôi dạt  về đâu. Không chỉ phải giải quyết công việc mà còn phải đảm bảo sự thăng bằng cho tâm lý cũng như sức khỏe.

Công việc đương nhiên sẽ không thể dừng lại hay giảm bớt. Điều có thể làm là phải giảm bớt tình trạng căng thẳng cho chính bản thân để hiệu suất công việc không giảm đi. Bên cạnh đó còn phải có biện pháp giải quyết cho những nhân viên thuộc cấp của bạn nữa (Nếu có).

Những biện pháp giải tỏa stress hiệu quả

Có rất nhiều biện pháp để giải tỏa stress. Trong đó yêu cầu tiêu tốn thời gian và cả không tiêu tốn nhiều thời gian của bản thân

Tập thể dục thể thao thường xuyên

Một trong những cách giải tỏa stress hữu hiệu nhất hiện nay. Bạn có thể tập thể thao đến khi mệt lử. Quá trình vận động sẽ  khiến bạn phải chú tâm và tập trung vào những hoạt động này. Não bộ của bạn sẽ được giải tỏa và làm mới không kém gì giấc ngủ. Khi hoạt động thể dục, việc đốt cháy kcal và giải phóng sức lực lại có tác dụng giảm bớt sự căng thẳng của bạn.

Một môn thể thao, một môn võ hay đơn giản chỉ là hoạt động thể lực yêu cầu bạn phải dùng sức nhiều cũng có thể xua tan khá nhiều mệt mỏi bao quanh bạn. Điều này không khiến bạn giải quyết được công việc tốt hơn, nhưng sự căng thẳng hay mệt mỏi về tinh thân lại được giảm bớt rõ rệt.

Xem phim kinh dị và hành động cũng có thể là tình cảm

Đối với nhiều người thì việc xem phim làm cho họ chú tâm và tình tiết của bộ phim. Và những vấn đề rắc rối liên quan sẽ dần bị quẳng ra phía sau. Đơn giản là họ sẽ tận hưởng những khoảnh khắc mà phim ảnh mang lại. Khi đấy não bộ không còn quan tâm những gì khác ngoài tình tiết các bộ phim. Đối vói nhiều người, phim càng có nhiều chi tiết kịch tính càng dễ hấp dẫn họ hơn như dòng phim kinh dị, hành động. Bên cạnh đấy thì nhiều người lại cảm thấy bị thu hút bởi những chi tiết trong phim tình cảm. Sự lãng mạn hay đau khổ trong chuyện tình yêu khiến họ chú ý và cảm động

Bạn có thể tổ chức những buổi xem phim hành động và tình cảm cho nhiều người. Riêng đối với phim ma thì không thể nào cả công ty cùng xem được. Mà chỉ có thể xem một mình mới nhiều cảm thấy có nhiều cuốn hút.

Ăn vặt

Đôi khi sếp hứng lên và bảo: Hôm nay anh khao trà sữa. Mọi người muốn đặt gì thì đặt. Anh trả tất. Thế là cánh chị em phụ nữ lại ùa lên như ong vỡ tổ. Biết sao được khi đây là món yêu thích của nhiều người phụ nữ mà.

Ăn vặt cũng có khả năng giải tỏa căng thẳng? Đương nhiên rồi! Thời gian ăn uống là thời gian thỏa mãn nhất của con người. Nhất là khi được ăn ngon và ăn những món mình thích. Ăn uống là quá trình tạo ra nhiều hạnh phúc nhất của con người. Lúc đấy con người được thỏa mãn tối đa. Khi đó chúng ta như được hồi sinh lại và có thể làm được rất nhiều việc mà không còn cảm thấy áp lực nữa

Nghe nhạc không lời

Nhạc không lời chán ngắt không ai thèm nghe! Đây là điều nghe khá thuyết phục. Nhưng đó chỉ là với một số người mà thôi. Đối với nhiều người mà nói thì thà nghe nhạ không lời chứ không thích nghe lời bài hát qua 1 ai cả. Đơn giản là họ muốn cho bản thânh một niềm đam mê có thể để sống

Tổ chức những cuộc nói chuyện vui vẻ với nhân viên và tìm hiểu xeo tự sao nhiền nhân viên cảm thấy bị áp lực và đưa ta những lời khuyên chân thàn

Văn hóa doanh nghiệp là cái cốt lõi gắn liền với công ty. Vậy thì muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp thì điều đâu tiên là phải hiểu được giá trị của doanh nghiệp là gì. Văn hóa doanh nghiệp là một biện pháp Marketing nội bộ cho nhân viên. Nhưng đồng thời cũng là cách mà một doanh nghiệp quy hoạch hoạt động để trở thành một môi trường chuyên nghiệp hơn. Ở đây chúng tôi không làm như thế. Chúng tôi sẽ làm như này. Đây là hai câu nói quen thuộc khi bạn đến bất kỳ nơi nào có lối sống khác với cách ứng xử hằng ngày của bạn.

Văn hóa doanh nghiệp cũng là xây dựng một nền văn hóa mini trong một cộng đồng bao gồm những nhân viên công ty. Xây dựng những thước đo tiêu chuẩn không hề dễ dàng. Một nền văn hóa được xây dựng từ hàng nghìn năm để cho ra những bộ quy tắc ứng xử nhất định. Vậy thì việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp không phải là một điều thực sự dễ dàng.

Tầm nhìn khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tầm nhìn là viễn cảnh trong tương lai xa mà bạn nghĩ nó sẽ thực sự xảy ra lúc ấy. Bạn muốn tạo ra một viễn cảnh mà tầm nhìn của bạn nhìn thấy hay là cảm nhận được. Từ điều này có thể bao quát ra những mục tiêu xa hơn và cả những mục tiêu cụ thể hơn. Định hướng cho những bước đi rõ ràng hơn trong tương lai khi bạn muốn viễn cảnh ấy thực sự xảy ra.

Tầm nhìn của một doanh nghiệp về tương lai xa cũng chính là định hướng của văn hóa doanh nghiệp trong đấy. Điều này dễ dàng nhìn thấy hơn khi đối chiếu với các tổ chức phi lợi nhuận. Hiệp hội Alzheimer thì có tầm nhìn “vì một thế giới không có bệnh Alzheimer”. Hoạt động vì mục đích chung và những quy tắc để hoạt động hướng đến cái mục đích đấy chính là nền tảng cơ bản để xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Vị trí của thực tiễn trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Thực tế cho thấy mọi giá trị của doanh nghiệp sẽ trở nên ít quan trọng hơn trong thực tiễn. Trừ khi giá trị được thực sự tôn trọng và để tâm đưa lên hàng đầu. Hãy tôn trọng những giá trị mà bạn tuyên bố trước khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Điều này cho thấy doanh nghiệp thực sự tôn trọng giá trị mà họ tuyên bố. Đồng nghĩa với việc toàn thể mọi người trong doanh nghiệp dù ở bất kỳ tình huống nào cũng phải tôn trọng giá trị của doanh nghiệp trước khi nghĩ đến những điều gì khác.

Đưa ra một giá trị phù hợp với tình hình của doanh nghiệp chứ không phải đưa ra những giá trị khống cho có và bắt buộc nhân viên phải làm theo. Như thế thì cho dù có làm theo cũng chỉ là đối phó cho có chứ không thể chung sức xây dựng được. Nếu một doanh nghiệp có giá trị khá thấp thì nhiệm vụ đầu tiên của mỗi người là nâng cao giá trị doanh nghiệp để hướng tới những mục tiêu hoàn hảo hơn chứ không phải cái gì cũng được.

Các giá trị đưa ra cũng phải phù hợp phần nào đó với thực tiễn. Để không phải bị đối chọi gay gắt thực tiễn thì mọi hoạt động mới có thể diễn ra. Đừng quá mơ mộng về một tương lai quá xa mà hãy đưa ra những giá trị để doanh nghiệp có thể vừa thỏa mãn thực tiễn vừa có thể tiến xa hơn với giá trị đang xây dựng.

Con người

Con người là nhân tố quan trọng nhất trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Mỗi người đều có ý chí sống của riêng bản thân khác nhau. Đương nhiên sẽ có những nhu cầu khác nhau chứ không thể giống nhau hoàn toàn. Con người là nhân tố thực hiện xây dựng giá trị cũng như văn hóa của doanh nghiệp. Chia sẽ những giá trị đó cũng là mong muốn của từng người khi bắt tay vào xây dựng. Cái đấy là động lực để có thể cố gắng hết sức. Và đương nhiên là nhân tố con người phải phù hợp. Sự phù hợp ở đây là phù hợp về tư tưởng, ý chí cá nhân hướng tới giá trị doanh nghiệp hay đơn giản chỉ là phù hợp phong cách làm việc. Thiếu một người không ít mà thêm một người cũng không nhiều. Nhiều hay ít nên chăng là cái họ thực sự mang lại cho toàn cái đoàn thể doanh nghiệp. Họ có thể hòa chung vào cái đoàn thể đó và giúp nó phát triển hay không.

Lựa chọn những con người phù hợp, thích hợp và mong muốn được đóng góp vào giá trị của doanh nghiệp chứ không phải những người cực kỳ tài giỏi nhưng lại có những tư tưởng khác. Lẽ đương nhiên chúng ta cần phải quan tâm đến nhân tố con người này nhiều hơn. Là trọng điểm trong tất cả các nhân tố ảnh hưởng đến toàn bộ văn hóa doanh nghiệp

Môi trường làm việc tạo ra văn hóa doanh nghiệp

Nhân tố con người là nhân tố xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Nhưng môi trường mới chính là nơi tạo ra văn hóa doanh nghiệp. Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả chính là tiền đề để xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Chính cái môi trường làm việc đấy lại khiến cho nhân tố con người có thể thỏa mãn và phát huy đến tận cùng khả năng của bản thân. Khi nhân tố con người được thỏa mãn, không gì họ không làm được. Một câu nói rất hay là: “Người làm sếp tốt không phải là người ép được nhân viên phải bán mạng cho mình. Mà là làm cho nhân viên tình nguyện bán mạng cho mình.”

Bạn xây dựng môi trường làm việc thỏa mãn con người, con người sẽ cháy hết mình khi có thể được làm việc trong một môi trường mà bản thân cảm thấy không có gì bất mãn. Dù một vài điều có thể cảm thấy hơi không tương thích. Nhưng phải là những vấn đề có thể cho qua. Khi đấy thì văn hóa doanh nghiệp sẽ được nhân tố con người xây dựng trên chính cái môi trường mà bạn tạo ra đó.

Thông tin về nhân sự của một công ty khá là đa dạng về nhiều thể loại. Chính vì vậy việc lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm những thông tin này khá là khó khăn cho mỗi lần có gì đấy thay đổi. Điều này được giải quyết dễ dàng với phần mềm quản lý nhân sự, một phần trong hệ thống erp đáp ứng nhu cầu quản lý cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự có những chức năng nào

Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự đều có những chức năng cơ bản như nhau. Đáp ứng mức nhu cầu tối thiểu của hầu hết tất cả doanh nghiệp. Mỗi phần mềm khác nhau có những tính năng nâng cao riêng hoặc là tính năng đặc trưng được thêm riêng cho doanh nghiệp yêu cầu.

Các chức năng cơ bản

– Quản lý tuyển dụng: Là tính năng thiết yếu trong phần mềm quản lý nhân sự. Kết hợp với những website tìm việc online để lưu trữ, quản lý hồ sơ những ứng viên tuyển dụng. Sắp xếp hồ sơ tuyển dụng và lên lịch tuyển dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân sự

– Quản lý đào tạo: Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng mà ngành nghề riêng của doanh nghiệp hoạt động. Nhân viên mới gia nhập doanh nghiệp cần được đào tạo để sớm thích ứng với công việc của doanh nghiệp. Đào tạo và khảo sát lại năng lực của mỗi thành viên doanh nghiệp rồi thống kê những số liệu này và đưa ra quyết định chính xác nhất.

– Quản lý hồ sơ: Hồ sơ mỗi nhân viên được lưu trữ chi tiết và đính kèm thêm bản scan của file cứng nếu cần thiết. Trích lục hồ sơ theo công cụ tìm kiếm và dễ dàng tuy cập được thông tin cần thiết.

– Quản lý chấm công: đây đương nhiên là tính năng không thể thiếu của phần mềm quản lý nhân sự được rồi. Quản lý giờ giấc làm việc và tan làm của nhân viên bằng việc chấm công thông qua những công cụ điện tử số rồi thống kê lại thông tin này. Việc đi muộn, nghỉ phép tăng ca được thống kê chính xác để hỗ trợ cho việc tính tiền lương của nhân viên

– Quản lý tiền lương: Đối với mỗi nhân viên sẽ được đăng ký một mã số duy nhất trong phần mềm và sẽ không bao giờ trùng lặp. Phiếu lương cũng được gửi trực tiếp đến nhân viên thông qua email. Nhân viên có thể xem từ PC, Laptop hay điện thoại ở bất kỳ nơi nào. Sự phản ánh trực tiếp cũng nhanh gọn hơn và đảm bảo được bí mật tiền lương.

Mục tiêu mà phần mềm quản lý nhân lực hướng đến

– Tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực hiện tại. Tinh giảm chi phí cho việc quản lý nhân sự trong tương lai

– Cung cấp tính năng thống kê số liệu và biểu đồ để phục vụ cho những chiến lược phát triển nguồn nhân lực trong tương lai. Tùy từng doanh nghiệp mà lựa chọn những chiến lược khác nhau cho việc phát triển nguồn nhân lực.

– Mọi thông tin về nhân sự được cập nhật một cách kịp thời và nhanh chóng.

– Hướng tới mục tiêu “con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp”

Những loại phần mềm quản lý nhân sự hiện nay

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Sử dụng GG với keywords “phần mềm quản lý nhân sự miễn phí”, chúng ta sẽ có rất nhiều kết quả trả về. Một vài phần mềm quản lý nhân sự thực sự hoàn toàn miễn phí cho phép chúng ta sử dụng chúng àm không tốn bất kỳ một chi phí nào. Tuy nhiên, đã là phần mềm miễn phí thì chúng ta không thể đòi hỏi gì hơn là chỉ có những tính năng hoàn toàn cơ bản. Có khi không đầy đủ hoặc là lỗi giữa chừng bất chợt cũng sẽ không được bất kỳ ai hỗ trợ. Chúng ta dùng miễn phí mà, đâu thể đòi hỏi gì hơn được nữa.

Phần mềm quản lý nhân sự trả phí

Đây là phần mềm được một vài doanh nghiệp phát triển và đương nhiên là chúng ta phải trả phí để được sử dụng. Ưu điểm của phần mềm loại này là có ít lỗi hơn, được hỗ trợ tận tình hơn và có nhiều những chức năng nâng cao hỗ trợ việc quản lý nhân sự sẽ được thực hiện tự động hoàn toàn trên máy tính. Chi phí bó ra sẽ tỷ lệ thuận với mức độ tiện ích của tính năng mà phần mềm cung cấp

Phần mềm tùy chỉnh

Đây là những phần mềm quản lý nhân sự được đặt làm riêng cho từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có một phần mềm có thể đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp về quản lý nhân sự. Có thể có những đặc trưng riêng có của doanh nghiệp đó mà những phần mềm trả phí không thể thực hiện được. Lẽ dĩ nhiên là chi phí cho phần mềm này cũng thuộc hàng chát nhất trong tất cả các loại phần mềm quản lý nhân sự. Làm riêng cho anh mà, chỉ làm riêng cho anh sử dụng đương nhiên sẽ đắt hơn rất nhiều so với phần mềm giành cho nhiều người rồi.

Trong nhiều năm nay, các doanh nhân và chuyên gia Nhân sự đã bàn về vai trò mật thiết của bộ phận Quản trị nguồn nhân lực trong chiến lược phát triển của công ty. Susan Baranowsky, SHRM-SCP, giám đốc điều hành và giám đốc nhân sự của Impact Thrift Stores, một tổ chức phi lợi nhuận với 200 nhân viên tại Montgomeryville đã nói rằng, cô ấy phải hiểu về hoạt động kinh doanh để điều hành bộ phận HR một cách tốt nhất.

Quản trị nhân sự và vai trò của giám đốc nhân sự

“Mỗi ngày, tôi bắt chuyện với mọi người ở mọi phòng ban”, cô nói. “Bạn phải hiểu được công việc kinh doanh ở mức độ đủ để có những cuộc trò chuyện có ý nghĩa.”

Bằng cách đó, nếu các nhà quản lý nói rằng họ cần tuyển thêm nhiều người, bạn sẽ biết nên đặt ra những câu hỏi gì để đưa ra quyết định sáng suốt về việc nên tuyển thêm hay không. Lúc đó, “Bạn phải tạm gỡ chiếc mũ nhân sự ra và đặt mình vào vị trí kinh doanh,” Baranowsky nói. “Nó giống như việc quản lý một dự án, bạn phải nghiên cứu về bộ phận đó, đề xuất kế hoạch để giải quyết vấn đề và đảm bảo rằng nó được thực hiện nhất quán.”

Về lý thuyết, điều đó nghe thật tuyệt, nhưng làm thế nào để hiện thực hóa? Để tìm hiểu, các Giám đốc Nhân sự cần phải biết phân tích chuẩn xác.

Ví dụ, Baranowsky nhớ lại cuộc họp tập trung vào việc giảm doanh thu. Mọi người dễ phát hiện ra vấn đề là trung tâm điều khiển vốn của công ty không hoạt động hiệu quả và các sản phẩm không được phân phối nhanh chóng đến cửa hàng. Cô nhận ra đó là một vấn đề về Quản trị nguồn nhân lực, và cô đã điều chỉnh lịch trình tại trung tâm để giúp nhân viên xử lý đồng bộ hóa với quá trình phân phối và bán hàng.

Tuy nhiên, trước khi nhảy vào tìm hiểu hoạt động của công ty, bạn phải xây dựng nền tảng cho những nỗ lực ấy bằng cách đảm bảo rằng bộ máy nhân sự đã làm việc hiệu quả nhất có thể. Điều đó không chỉ có nghĩa là bộ phận hoạt động trôi chảy. Mục tiêu lớn hơn là quản lý toàn bộ lực lượng lao động để nó hoàn thành chức năng hiệu quả nhất có thể.

Điều đó có vẻ khó khăn, đặc biệt khi bạn đang làm trong một tổ chức nhỏ. Nhưng hãy suy nghĩ theo cách này: Doanh nghiệp càng nhỏ, sự tác động của HR càng lớn. Vinay Couto, nhà lãnh đạo của PricewaterhouseCoopers về Chiến lược Toàn cầu về Nhân sự và Tổ chức, nói: “Thật ra, các Giám đốc Nhân sự trong các công ty nhỏ giữ vai trò lớn trong việc nâng cao hiệu suất. Vì trong các công ty nhỏ, các quản lý ít khi nghĩ về các chiến lược quản trị nhân sự, và vai trò của HR càng trở nên quan trọng để lấp đầy khoảng trống đó. Dưới đây là một vài gợi ý:

Tinh gọn bộ máy nhân sự

Một bộ phận nhân sự hoạt động hiệu quả có thể giúp tổ chức tinh giản bộ máy. “Tính hiệu quả” bao gồm đạt được kết quả tốt nhất một cách kịp thời, cũng như tinh giản các nhiệm vụ cơ bản để có thể dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề phức tạp. Để làm việc đó, Giám đốc Nhân sự cần:

• Tự động hoá: Tìm kiếm giải pháp để tự động hóa các chức năng cơ bản. Chi phí Công nghệ ngày càng phải chăng, có thể giúp nhà quản trị xử lý một số công việc như theo dõi thời gian, tính lương và đặt lịch.
• Đừng lãng phí: Có nghĩa là, bạn không cần phải mua các công cụ hoàn toàn mới để xử lý các chức năng cơ bản khi có thể tận dụng những gì sẵn có. Chuyên gia về nhân sự, Denise Baggett, đã sử dụng Microsoft Excel để xây dựng một công cụ theo dõi kỳ nghỉ cho 55 nhân viên tại Công ty Grocery Ira Higdon.
• Sử dụng bảng thống kê HR: Sử dụng số liệu không chỉ để đo lường hiệu suất của bạn mà còn để so sánh nó với các công ty khác. Sẽ tốt hơn nếu biết cách so sánh tổng chi phí của công ty bạn so với đối thủ cạnh tranh hoặc với mức trung bình ngành.
• Nâng cao năng lực bản thân: Hãy cởi mở với những cách làm việc mới. Theo Carolina King, phó chủ tịch bộ phận Nhân sự của Lucas Group: “Tôi may mắn khi có một đội ngũ làm việc “hướng về quy trình”, chúng tôi luôn hỏi cụ thể lý do tại sao làm một cái gì đó.

Tìm ra vấn đề

Một khi bộ phận HR hoạt động hiệu quả, các Giám đốc Nhân sự hãy sẵn sàng cho cơ hội lớn tiếp theo: rà soát toàn bộ doanh nghiệp để xác định các vấn đề bất ổn của lực lượng lao động và tìm cách giải quyết tối ưu.

Ngoài việc quan sát bộ phận của mình, các Giám đốc Nhân sự sẽ cần thảo luận với các quản lý để tìm ra những điểm trọng yếu và sử dụng kĩ năng quản trị nhân sự của mình để giải quyết. Cần kết hợp các mục tiêu chặt chẽ, đánh giá thường xuyên và truy cập thông tin về hiệu quả làm việc cá nhân để tăng năng suất của nhân viên.

Bán các giải pháp  

Một khi đã xác định được vấn đề và tạo ra giải pháp, các Giám đốc Nhân sự vẫn phải đối mặt với một nhiệm vụ khó khăn là thuyết phục các vị lãnh đạo thực hiện chúng.

Việc bán các giải pháp có thể tốn rất nhiều công sức. Khi tiếp cận với ban điều hành, các Giám đốc Nhân sự cần nhiều hơn là một kế hoạch, mà phải nghiên cứu kĩ và thấu hiểu quan điểm của các nhà lãnh đạo công ty để có cách đề xuất phù hợp.

Nhiều người nghĩ rằng lãnh đạo chỉ cần biết quản lý con người và tư duy kinh doanh là đủ. Không cần phải biết thêm những kiến thức vụn vặt không cần thiết và hao tốn thời gian cho nó. Liệu điều đó có phải là những suy nghĩ khôn ngoan hay không.

Những rắc rối bạn có thể gặp phải

Hãy giả sử rằng vào một ngày đẹp trời nào đó, cả doanh nghiệp của bạn rối lên chỉ vì một báo cáo tài chính viết sai ngày tháng. Thế là toàn thể mọi người trên dưới đều phải lung tung đống giấy tờ để tìm kiếm chính xác ngày tháng. Điều này có vẻ như là trách nhiệm của kế toán và bộ phận tài chính. Tuy nhiên, nếu bạn là người phát hiện ra vấn đề này sớm hơn. Trước khi tất cả báo cáo tài chính được nộp lên những cơ quan công quyền. Vì chính bạn là người cuối cùng ký tên vào báo cáo đó với tư cách là người đại diện pháp luật. Một vấn đề cỏn con, tưởng chừng rất đơn giản nhưng chỉ cần sai lệch một ly đã có thể khiến cả tổ chức lao đao. Có thể vì nhiều lý do khách quan khác như nhầm lẫn, chủ quan, hay bạn đang vội mà tin tưởng và ký bừa vào báo cáo. Hoặc một lý do dở khóc dở cười là chính bạn cũng không biết điều đó.

Vậy liệu lãnh đạo một doanh nghiệp có cần thiết nên biết những vấn đề nhỏ nhặt đó hay không. Câu trả lời có thể là có mà cũng có thể là không. Khi bạn có những nhân viên tâm huyết, yêu nghề và tỉ mỉ thì những vấn đề này chả cần bạn phải biết. Chỉ cần ký là được vì nó không thể sai được. Nhưng tìm đâu ra một doanh nghiệp toàn bộ đều là những nhân viên như vậy? Đó là một điều bất khả thi.

Quay trở lại với vấn đề của chúng ta. Đó chỉ là một cái báo cáo tài chính. Nhưng nếu nó là một báo cáo thuế hay sai sót những điều to lớn hơn thì sao? Khi ấy rắc rối lớn sẽ đến với bạn. Vậy thì bạn cần làm gì để có thể hạn chế những vấn đề này về mức tối thiểu? Hãy trang bị cho bản thân những kiến thức ngoài lề cần thiết. Bạn chỉ cần biết đủ để hiểu rằng sẽ có vài rắc rối nào đó nếu một vài điều nó không được thực thi đúng quy luật của nó.

Kiến thức về thuế và tài chính

Thuế luôn là những vấn đề nhạy cảm nhất trong kinh doanh. Bạn sai phạm ở đâu đó thì bạn sẽ phải bồi thường. Nhưng bạn sai phạm ở thuế thì mọi việc không đơn giản như việc làm sai với đối tác. Bạn không chỉ viết cam kết và bị phạt một khoản tiền là xong. Mà còn vướng hết rắc rối này đến với rắc rối khác với cơ quan thuế nhà nước. Không cần phải trang bị cho mình những kiến thức chuyên sâu của thuế. Chỉ cần biết những điều cơ bản thuế yêu cầu để tránh phạm phải sai lầm trong các khâu xử lý thuế.

Tài chính là một vấn đề quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Nó là xương sống trong toàn bộ mọi hoạt động của công ty. Thiếu tiền thì không thể làm được gì cả. Bởi thế nên nhà lãnh đạo phải có cái nhìn toàn cục và chi tiêu đúng lúc đúng nơi để doanh nghiệp vận hành được trọn vẹn mà không tắc nghẽn. Dòng tiền nhàn rỗi là gì và làm gì để dòng tiền nhàn rỗi có ý nghĩa. Lợi nhuận và tiền mặt khác nhau như thế nào. Hầu hết mọi người được khảo sát thường không phân biệt rõ ràng được những khái niệm này. Những quỹ được lập ra với mục đích gì? Tại sao có những quỹ lập ra với mục đích mà hiện tại sẽ không bao giờ đụng đến? Tại sao cần lập kế hoạch tài chính cho tương lai?

Kiến thức cơ bản về mọi ngành nghề

Những kiến thức cơ bản về các ngành nghề liên quan đến lĩnh vực của công ty gần như là điều bắt buộc đối với mỗi người. Tuy nhiên, không chỉ những ngành nghề này mà toàn bộ ngành nghề khác đều phải biết chút gì đó. Những kiến thức này có thể mang ra nói chuyện trong những buồi đi chơi hay nhậu nhẹt với đối tác. Thật là khó khăn để giao tiếp khi đối tác nói về một điều mà bản thân không hiểu. Kiến thức ngoài ngành còn có thể giúp bản thân khi gặp một vấn đề gì đó bản thân gặp phải mà không liên quan đến lĩnh vực của mình.

Kiến thức cơ bản của những công việc mà nhân viên thực hiện.

Những nhân viên có nhiều chức năng hoạt động khác nhau. Đôi khi còn có những công việc tưởng chừng như vô ích đối với công ty. Để kiểm soát được những việc mà nhân viên đang làm và làm theo hướng nào. Lợi ích như thế nào để có những điều chỉnh phù hợp cho những công việc đó. Không nhất thiết là phải chuyên sâu vè những công việc này. Chỉ cần biết những điều cơ bản nhất là đủ.