Hàng tồn kho không phải là những lô hàng hóa bị tồn đọng lại không thể tiêu thụ được. Mà là những đơn vị sản phẩm được doanh nghiệp bán ra cuối cùng trong một thời điểm nhất định. Nói cách khác, hàng tồn kho là lượng hàng dự trữ để doanh nghiệp đối phó với những tình huống biến hóa của thị trường. Hàng tồn kho có tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng Tồn kho bao gồm những gì

Hàng tồn kho có thể được chia thành 3 loại bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.

Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu thô dùng để sản xuất sản phẩm. Đối với những doanh nghiệp sản xuất thì mới có loại hàng tồn kho này. Đối với doanh nghiệp thương mại thì hầu như không có. Nguyên vật liệu cũng có thể được bán như một sản phẩm nếu thị trường có nhu cầu. Thường thì nguyên vật liệu có thể là đã mua đang trên đường về, gửi đi gia công đang trên đường về, tồn trong kho, gửi bán.

Bán thành phẩm: là những sản phẩm được sản xuất đang chờ hoàn thiện để cho ra sản phẩm chính thức. Tương tự với nguyên vật liệu, bán thành phẩm cũng có thể trở thành sản phẩm để bán nếu nhu cầu thị trường đủ lớn. Các loại bán thành phẩm cũng như nguyên vật liệu, có thể là đang trên đường về khi đã mua hoặc gửi đi gia công và đang về. Tồn kho và gửi bán là hai dạng khác của bán thành phẩm

Thành phẩm: đây là những sản phẩm đã hoàn thiện về khâu sản xuất và có thể đưa vào giao dịch bất kỳ lúc nào.

Tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp mà sự cân đối tỷ lệ ba loại hàng tồn kho này khác nhau. Cân bằng tỷ lệ giữa các loại hàng tồn kho để đảm bảo không bị thiếu hụt bất kỳ loại nào trong quá trình sản xuất và giao dịch của doanh nghiệp là một điều không kém phần quan trọng.

Vì sao phải có hàng tồn kho?

Hàng tồn kho quá nhiều có phải bởi vì doanh nghiệp hoạt động thua lỗ và không thể lưu chuyển hàng hóa bình thường? Thật ra đó chỉ là một trong hai kịch bản của hàng tồn kho trong kinh doanh.

Kịch bản thứ 1: Hàng tồn kho quá nhiều do doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Không thể bán sản phẩm, đọng vốn không sinh lời và nhiều hệ lụy liên quan. Đây là kịch bản không ai muốn nhìn thấy nhất. Ai cũng muốn doanh nghiệp của bản thân có thể phát triển mạnh mẽ và vượt bậc. Không thể ở mãi trong vùng nguy hiểm phá sản như thế được.

Kịch bản thứ 2: Hàng tồn kho càng nhiều chứng tỏ doanh nghiệp hoạt động càng có hiệu quả. Hàng tồn kho lúc đấy không phải bởi vì doanh nghiệp không thể tiêu thụ được hàng hóa mà ứ đọng. Mà bởi vì doanh nghiệp chủ động tích trữ thật nhiều hàng tồn kho để có thể đáp ứng được nhu cầu thị trường ngay lập tức. Giảm bớt chi phí thời gian từ lúc khách đặt hàng đến lúc khách hàng nhận được hàng đến mức tối thiểu. Nếu chờ khách đặt hàng mới bắt đầu sản xuất hoặc là bắt đầu mua nguyên vật liệu thì có lẽ khoảng thời gian đấy đủ để khách hàng chuyển sang thương hiệu khác tương đương. Ở kịch bản này, hàng tồn kho có nghĩa là doanh nghiệp sẵn sàng tất cả mọi hàng hóa để cung cấp cho khách hàng bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu bởi vì nhu cầu của thị trường quá lớn.

Ngoài việc để giao dịch và tồn trữ  cho nhu cầu của thị trường, doanh nghiệp còn sử dụng hàng tồn kho như một biện pháp đầu cơ. Nguyên lý hiếm thì quý nó không chỉ thể hiện ở những mặt hàng đắt tiền. Kể cả hàng hóa phổ thông như thịt lợn cũng có lúc tăng giá hơn cả thịt bò khi dịch heo tai xanh bùng nổ.

Chi phí khi tích trữ hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể giảm bớt chi phí đặt hàng, đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất để sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Đi kèm với lợi ích to lớn đó cũng là chi phí. Có câu nói không có cái gì là miễn phí cả. Hàng tồn kho muốn tích trữ cũng vậy, chúng ta phải đánh đổi nó với một vài chi phí liên quan.

Chi phí này xuất hiện chi phí nguyên liệu đối với những doanh nghiệp sản xuất khi doanh nghiệp đặt hàng thu mua nguyên vật liệu. Thu mua nguyên vật liệu cũng cần được vận hành bởi nhân lực và chúng ta phải tiêu tốn chi phí cho những nhân lực đó. Ngoài ra để lưu trữ thì còn có chi phí mặt bằng, kho bãi và xuất hiện thêm nhân lực cho việc quản lý và trông kho những kho bãi đó. Chi phí kho bãi này cũng xuất hiện tại các doanh nghiệp loại hình khác khi tích trữ hàng tồn kho dưới dạng sản phẩm.

Để thực hiện đặt hàng nguyên vật liệu và vận chuyển cũng yêu cầu một chi phí nào đó đối với doanh nghiệp. Những chi phí này hoàn toàn có thể chấp nhận được so với lợi ích của việc tích trữ hàng tồn kho mang lại cho doanh nghiệp.